Regelmæssig sikkerhedskopiering af vigtige dokumenter behøver ikke kræve teknisk viden. Du skal først og fremmest vide, hvilke filer du vil gemme, hvor kopierne skal ligge, og hvornår de skal opdateres. En enkel rutine hjælper dig med at bevare adgangen til dine papirer, hvis computeren svigter, en fil bliver slettet, eller en mappe forsvinder.

Hvad sikkerhedskopiering af vigtige dokumenter betyder

En sikkerhedskopi er en ekstra kopi af dine filer, som du kan hente frem, hvis originalerne går tabt. Det kan eksempelvis være kontrakter, eksamensbeviser, kvitteringer og papirer om din bolig. En domænefaktura er også et vigtigt dokument, hvis du administrerer et domæne som admin-meister.de og skal kunne dokumentere betalingen. Har du kun ét eksemplar på computeren, er filen ikke sikkerhedskopieret. En ekstra kopi i en mappe med navnet Backup på samme computer er heller ikke tilstrækkelig. Hvis computerens lager går i stykker, kan begge mapper blive utilgængelige samtidig.

Forestil dig, at du skal finde kvitteringen på en vaskemaskine, der skal repareres. Den ligger på en bærbar computer, som ikke længere vil starte. Med en kopi på et andet lagermedie eller i en netbaseret tjeneste kan du stadig finde dokumentet. Det handler altså ikke om at oprette flere mapper, men om at have en anden vej til filerne, når den sædvanlige ikke virker.

Vælg de dokumenter, du faktisk har brug for

Begynd med at samle de dokumenter, som vil være besværlige at miste eller skaffe igen. Kig i mappen Dokumenter, på skrivebordet og blandt dine hentede filer. Nogle papirer ligger måske kun som vedhæftninger i e-mails. Gem dem som almindelige filer, hvis de skal indgå i din egen sikkerhedskopi. Du behøver ikke rydde op på hele computeren først. Opret én hovedmappe til vigtige dokumenter, og flyt de relevante filer derhen.

Inddel hovedmappen efter emner, som giver mening for dig, eksempelvis bolig, arbejde og økonomi. Giv filerne navne, der fortæller, hvad de indeholder. Boligforsikring_police_2026.pdf er nemmere at genkende end dokument7.pdf. Brug gerne datoer i filnavnene, når du har flere udgaver af samme dokument. Vent med at slette gamle udgaver, hvis du er usikker på, om du får brug for dem. Du kan tage stilling til dem senere, når sikkerhedskopien er på plads.

Find et sted til kopien uden for computeren

Du kan gemme en sikkerhedskopi på en ekstern harddisk eller i en netbaseret lagertjeneste. En ekstern harddisk tilsluttes normalt med et kabel, hvorefter du kan kopiere din dokumentmappe over på den. Når kopieringen er færdig, skal du bruge computerens funktion til sikker fjernelse, før du tager kablet ud. Opbevar disken adskilt fra computeren. Ligger de i samme taske, kan de forsvinde sammen.

En netbaseret løsning gemmer filer på udbyderens servere og kræver en internetforbindelse til overførslen. Undersøg, om løsningen tilbyder sikkerhedskopiering eller blot synkroniserer mapper. Ved synkronisering overføres ændringer mellem enheder. Sletter du en fil ét sted, kan den derfor også blive slettet andre steder. Se efter muligheder for at gendanne slettede filer og tidligere versioner, og undersøg, hvor længe de bliver gemt. En lokal kopi og en separat netbaseret kopi kan supplere hinanden.

Gør regelmæssig sikkerhedskopiering til en fast vane

Hvor tit du bør tage en kopi, afhænger af, hvor ofte dine dokumenter ændrer sig. Spørg dig selv, hvor mange dages nye filer du ville kunne undvære. Gemmer du nye papirer hver uge, er en ugentlig kopiering et praktisk udgangspunkt. Arbejder du dagligt med dokumenter, som er besværlige at genskabe, kan daglig sikkerhedskopiering passe bedre. Hyppigheden skal afspejle dit behov frem for at følge en bestemt regel.

Begynd eventuelt med en fast påmindelse i kalenderen. Vælg et tidspunkt, hvor computeren normalt er tændt, og du har adgang til din eksterne disk. Automatisk sikkerhedskopiering kan overtage selve arbejdet, hvis dit system eller din tjeneste understøtter det. Kontrollér dog, at den rigtige mappe er valgt, og at den seneste kopiering er gennemført. Et program, der er installeret, men ikke kører, laver ingen nye kopier. Hold også øje med beskeder om manglende plads eller afbrudte overførsler.

Beskyt kopier med personlige oplysninger

Vigtige dokumenter kan indeholde adresse, underskrift, kontooplysninger eller CPR-nummer. Derfor skal kopierne beskyttes lige så omhyggeligt som originalerne. Brug en lang, unik adgangskode til din netbaserede tjeneste, og slå totrinsbekræftelse til, hvis tjenesten tilbyder det. Det kræver en ekstra godkendelse ud over adgangskoden, eksempelvis gennem en godkendelsesapp. Gem eventuelle gendannelseskoder et sikkert sted, så du kan få adgang igen, hvis din telefon bliver væk eller udskiftes.

En ekstern disk kan beskyttes med kryptering. Det betyder, at indholdet kræver en adgangskode eller en anden nøgle for at kunne læses. Følg vejledningen til din computer eller disk, og gem en eventuel gendannelsesnøgle separat. Uden den nødvendige kode eller nøgle kan du selv blive afskåret fra filerne. Del heller ikke hele dokumentmappen, blot fordi en anden person skal bruge ét dokument. Send eller del kun den konkrete fil, og kontrollér modtageren, før du godkender delingen.

Prøv at hente et dokument tilbage

Du har først afprøvet en sikkerhedskopi, når du har kontrolleret, at du kan hente en fil fra den. Vælg et dokument uden følsomme oplysninger, og gendan det til en midlertidig mappe. Åbn filen, og se, om indholdet er som forventet. Lad originalen blive liggende under forsøget, så du ikke risikerer at overskrive den, mens du lærer, hvordan gendannelsen fungerer. Slet bagefter den midlertidige kopi, hvis du ikke længere har brug for den.

Gentag kontrollen med passende mellemrum, eksempelvis hver tredje måned og efter større ændringer i din opsætning. Tjek samtidig datoen på den seneste sikkerhedskopi, og se, om nye undermapper er kommet med. Skifter du computer, skal du undersøge, om kopieringen fortsætter på den nye maskine. Skriv eventuelt en kort vejledning til dig selv med kopiens placering og fremgangsmåden til gendannelse. Undlad at skrive adgangskoden i samme dokument. Opbevar vejledningen et sted, du også kan få adgang til uden din sædvanlige computer.